Hướng dẫn này dành cho các doanh nghiệp Tây Ban Nha sắp cử một nhà quản lý, một chuyên viên kỹ thuật hoặc cả một nhóm sang Việt Nam, dù là các chuyến công tác ngắn hay sinh sống tại đây nhiều năm. Đọc xong, bạn sẽ nắm được sự khác biệt giữa việc nhập cảnh và việc được phép làm việc, hình thức nào phù hợp với từng đối tượng, cũng như thời hạn và hồ sơ mà quy định hiện hành vào cuối năm 2026 yêu cầu.
Hai loại giấy phép khác nhau: nhập cảnh và làm việc
Sai lầm phổ biến nhất là nghĩ rằng chỉ cần có visa là đủ. Tại Việt Nam, đây là hai thủ tục riêng biệt do hai cơ quan khác nhau quản lý:
- Thị thực (visa) hoặc miễn thị thực cho phép bạn nhập cảnh và lưu trú tại Việt Nam. Thủ tục này thuộc hệ thống quản lý xuất nhập cảnh trực thuộc Bộ Công an.
- Giấy phép lao động cho phép bạn làm việc cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức tại Việt Nam. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp, và có thể ủy quyền cho cơ quan khác.
Để lưu trú dài hạn, bạn cần cả hai, theo đúng thứ tự: trước tiên là giấy phép lao động (hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động), sau đó là visa lao động và cuối cùng là thẻ tạm trú. Nếu bỏ qua bước đầu tiên, các bước sau sẽ không đứng vững.
Nhập cảnh Việt Nam: miễn thị thực, e-visa và visa doanh nghiệp
Miễn thị thực 45 ngày cho công dân Tây Ban Nha
Theo Nghị quyết 44/NQ-CP ngày 7/3/2025, công dân Tây Ban Nha và mười một nước khác (trong đó có Đức, Pháp, Ý và các nước Bắc Âu) được nhập cảnh không cần visa và lưu trú tối đa 45 ngày kể từ ngày nhập cảnh, với mọi loại hộ chiếu và mọi mục đích. Chính sách áp dụng từ ngày 15/3/2025 đến ngày 14/3/2028 và có thể được gia hạn.
Bộ Ngoại giao Tây Ban Nha lưu ý hộ chiếu phải còn hạn ít nhất sáu tháng. Nếu lưu trú quá 45 ngày, bạn cần visa thuộc loại tương ứng.
Lưu ý: "mọi mục đích" chỉ áp dụng cho việc nhập cảnh, không thay thế giấy phép lao động. Nếu sang để làm việc, các quy định về lao động vẫn được áp dụng.
Thị thực điện tử (e-visa)
Luật sửa đổi về nhập cảnh, xuất cảnh của người nước ngoài, có hiệu lực từ ngày 15/8/2023, đã nâng thời hạn e-visa lên tối đa 90 ngày, có giá trị một lần hoặc nhiều lần, theo bản tóm tắt chính thức do tỉnh Cần Thơ công bố. Bộ Ngoại giao Tây Ban Nha cho biết e-visa được nộp qua cổng thông tin xuất nhập cảnh của Việt Nam. Hình thức này hữu ích nếu bạn có nhiều chuyến đi liên tiếp trong vài tháng hoặc cần ở quá 45 ngày nhưng chưa định cư.
Visa theo diện bảo lãnh: doanh nghiệp, lao động và đầu tư
Các loại visa truyền thống được cấp dựa trên công văn nhập cảnh do đơn vị bảo lãnh tại Việt Nam (doanh nghiệp mời hoặc tuyển dụng bạn) xin. Những loại phù hợp nhất với doanh nghiệp Tây Ban Nha gồm:
| Ký hiệu | Đối tượng | Thẻ tạm trú (thời hạn tối đa) |
|---|---|---|
| DN1 / DN2 | Công tác, họp, khảo sát thị trường | Không được cấp thẻ |
| LĐ1 | Người lao động thuộc diện miễn giấy phép lao động, có giấy xác nhận miễn | Đến 2 năm |
| LĐ2 | Người lao động có giấy phép lao động | Đến 2 năm |
| ĐT3 | Nhà đầu tư góp vốn từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ đồng | Đến 3 năm |
| ĐT2 | Nhà đầu tư góp vốn từ 50 tỷ đến dưới 100 tỷ đồng | Đến 5 năm |
| ĐT1 | Nhà đầu tư góp vốn từ 100 tỷ đồng trở lên, hoặc đầu tư vào ngành, nghề ưu đãi | Đến 10 năm |
Thời hạn thẻ theo từng loại được quy định tại Điều 38 của Luật năm 2014 (đã sửa đổi), theo bản tóm tắt của Luật Việt An. Thẻ tạm trú luôn hết hạn sớm hơn hộ chiếu ít nhất 30 ngày.
Theo mức phí tại Thông tư 25/2021/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 62/2023/TT-BTC (áp dụng từ tháng 10/2023), visa một lần có giá 25 USD, visa nhiều lần có thời hạn đến 90 ngày là 50 USD. Thẻ tạm trú thời hạn đến 2 năm có giá 145 USD. Cuối năm 2025, Bộ Tài chính đã lấy ý kiến về một thông tư mới, theo LSVN vẫn giữ nguyên các mức này; bạn nên kiểm tra lại trước khi nộp phí.
Giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025
Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 7/8/2025 thay thế Nghị định 152/2020 và Nghị định 70/2023, là văn bản đang được áp dụng hiện nay. Giấy phép lao động đã cấp theo quy định cũ vẫn có hiệu lực cho đến khi hết hạn.
Bốn vị trí được cấp phép
Giấy phép lao động được cấp cho bốn loại vị trí (Điều 3):
- Nhà quản lý: người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp, hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Giám đốc điều hành: người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, hoặc người trực tiếp điều hành một lĩnh vực với ít nhất 3 năm kinh nghiệm.
- Chuyên gia: có bằng đại học và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí. Trong các lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và các ngành ưu tiên khác, chỉ cần 1 năm nếu bằng cấp đúng chuyên ngành.
- Lao động kỹ thuật: được đào tạo ít nhất 1 năm và có 2 năm kinh nghiệm, hoặc có 3 năm kinh nghiệm phù hợp.
Trước khi có nghị định này, chuyên gia phải có 3 năm kinh nghiệm. Với các nhân sự công nghệ trẻ, việc giảm xuống 2 năm (hoặc 1 năm trong các ngành ưu tiên) là thay đổi đáng kể.
Khi nào không cần giấy phép lao động
Điều 7 liệt kê các trường hợp được miễn. Những trường hợp hữu ích nhất với doanh nghiệp Tây Ban Nha gồm:
- Thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên vào công ty TNHH, hoặc chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có mức góp vốn tương tự.
- Lưu trú ngắn hạn: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật làm việc tại Việt Nam tổng cộng dưới 90 ngày trong một năm, tính từ ngày 1/1 đến ngày 31/12. Rajah & Tann lưu ý rằng trước đây giới hạn là 30 ngày mỗi lần và 3 lần mỗi năm.
- Di chuyển nội bộ doanh nghiệp: người được doanh nghiệp nước ngoài đã có hiện diện thương mại tại Việt Nam (công ty con, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện) cử sang làm việc tạm thời, thuộc một trong 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết WTO, với điều kiện đã được doanh nghiệp đó tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng.
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài.
Được miễn không có nghĩa là không cần làm gì. Với thành viên góp vốn và trường hợp làm việc dưới 90 ngày, không cần giấy xác nhận, nhưng doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền cấp tỉnh ít nhất 3 ngày làm việc trước khi người lao động bắt đầu làm việc (Điều 9). Trong các trường hợp khác, như di chuyển nội bộ doanh nghiệp, phải xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động; giấy này được cấp trong 5 ngày làm việc và có thời hạn tối đa 2 năm.
Nếu góp dưới 3 tỷ đồng, thành viên nước ngoài của công ty TNHH vẫn phải có giấy phép lao động. Nếu bạn đang cân nhắc mức vốn điều lệ, hãy tính đến điểm này cùng với những nội dung chúng tôi trình bày trong hướng dẫn thành lập công ty tại Việt Nam cho người nước ngoài.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Theo Điều 18, hồ sơ thường bao gồm:
- Văn bản của doanh nghiệp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép (Mẫu số 03).
- Giấy chứng nhận sức khỏe. Nếu do cơ sở y tế nước ngoài cấp, giấy này chỉ có giá trị khi có thỏa thuận công nhận lẫn nhau và được cấp chưa quá 12 tháng.
- Hộ chiếu còn hiệu lực.
- Phiếu lý lịch tư pháp cấp chưa quá 6 tháng, trừ trường hợp đề nghị cấp cùng lúc với giấy phép qua Cổng dịch vụ công quốc gia.
- Hai ảnh cỡ 4 x 6 cm.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc (hợp đồng lao động, văn bản cử sang làm việc của công ty mẹ, hợp đồng dịch vụ...).
- Giấy tờ chứng minh vị trí: bằng cấp và xác nhận số năm kinh nghiệm của doanh nghiệp cũ, hoặc quyết định bổ nhiệm đối với nhà quản lý.
Giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc chứng nhận Apostille khi điều ước quốc tế cho phép, và dịch sang tiếng Việt có chứng thực. Từ ngày 11/9/2026, Việt Nam áp dụng Công ước Apostille, vì vậy giấy tờ công của Tây Ban Nha được chứng nhận Apostille thay vì phải qua lãnh sự quán. Chúng tôi giải thích chi tiết trong hướng dẫn thành lập công ty.
Văn bản xác nhận kinh nghiệm thường là giấy tờ mất nhiều thời gian nhất: hãy đề nghị các công ty cũ cấp sớm, ghi rõ thời gian, chức danh và nhiệm vụ.
Thời hạn theo quy định
| Thủ tục | Thời hạn theo luật | Điều |
|---|---|---|
| Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép | Từ 60 đến 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc | Điều 22.1 |
| Giải quyết cấp giấy phép (bao gồm chấp thuận nhu cầu) | 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ | Điều 22.3 |
| Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động | 5 ngày làm việc | Điều 9.3 |
| Thông báo trường hợp miễn không cần giấy xác nhận | Ít nhất 3 ngày làm việc trước | Điều 9.4 |
| Nộp hồ sơ gia hạn | Từ 45 đến 10 ngày trước khi hết hạn | Điều 28.1 |
| Thời hạn tối đa của giấy phép | 2 năm | Điều 21 |
| Gia hạn | Chỉ một lần, tối đa 2 năm | Điều 29 |
Một điểm mới mang tính thực tiễn: nghị định cho phép nộp chung trong một bộ hồ sơ phần giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép, trong khi trước đây là hai bước riêng. Theo Rajah & Tann, thời gian đăng tuyển công khai trước đó, khi bắt buộc, đã được rút ngắn từ 15 xuống 5 ngày.
Nếu người lao động làm việc theo hợp đồng lao động tại Việt Nam, sau khi được cấp giấy phép, hai bên phải ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày bắt đầu làm việc. Sau lần gia hạn duy nhất, nếu muốn tiếp tục sử dụng cùng người lao động, doanh nghiệp phải xin cấp giấy phép mới.
Bạn sắp cử người sang Việt Nam trong vài tháng tới? Trong buổi tư vấn miễn phí 30 phút, chúng tôi cùng bạn xem xét ai sẽ sang, theo hình thức nào, theo thứ tự nào và các bước tiếp theo.
Từ giấy phép lao động đến thẻ tạm trú
Khi đã có giấy phép lao động (hoặc giấy xác nhận miễn), bước tiếp theo là visa LĐ2 (hoặc LĐ1), sau đó là thẻ tạm trú. Thẻ tạm trú thay thế visa, cho phép xuất nhập cảnh không cần thêm thủ tục và có thời hạn bằng giấy phép lao động, tối đa 2 năm.
Theo Luật Việt An, từ lần sửa đổi luật năm 2023, người đang ở Việt Nam bằng loại visa khác có thể chuyển đổi sang visa lao động mà không phải xuất cảnh nếu đã có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn. Cũng theo đơn vị này, thẻ tạm trú thường được cấp trong khoảng 5 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ. Vì thẻ hết hạn sớm hơn hộ chiếu ít nhất 30 ngày, hãy gia hạn hộ chiếu trước nếu thời hạn còn lại ngắn.
Một lộ trình điển hình cho nhà quản lý chuyển đến sinh sống tại TP. Hồ Chí Minh:
- Nhập cảnh bằng diện miễn thị thực 45 ngày hoặc e-visa để chuẩn bị.
- Doanh nghiệp tại Việt Nam nộp hồ sơ xin giấy phép lao động từ 60 đến 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc.
- Khi đã được cấp giấy phép, đề nghị chuyển đổi sang visa LĐ2 hoặc xin cấp thẻ tạm trú luôn.
- Đăng ký tạm trú tại địa chỉ nơi ở.
- Ghi lịch gia hạn giấy phép: thời gian nộp hồ sơ là từ 45 đến 10 ngày trước khi hết hạn.
Làm việc bằng visa du lịch hoặc visa doanh nghiệp là lối tắt gây nhiều rắc rối nhất. Luật Việt An đề cập mức phạt từ 15 đến 20 triệu đồng đối với hành vi sử dụng visa sai mục đích, và có thể bị trục xuất.
Lựa chọn hình thức phù hợp theo từng trường hợp
| Tình huống | Hình thức thường dùng |
|---|---|
| Chuyến khảo sát thị trường hoặc họp, dưới 45 ngày | Miễn thị thực |
| Nhiều chuyến ngắn có làm việc thực tế, dưới 90 ngày/năm | Miễn thị thực hoặc e-visa + thông báo trước về việc miễn giấy phép lao động |
| Chuyên viên kỹ thuật được công ty mẹ Tây Ban Nha cử sang công ty con | Giấy xác nhận miễn theo diện di chuyển nội bộ (nếu đủ điều kiện) hoặc giấy phép lao động |
| Tổng giám đốc công ty con, tuyển dụng tại Việt Nam | Giấy phép lao động + LĐ2 + thẻ tạm trú |
| Thành viên góp từ 3 tỷ đồng trở lên vào công ty TNHH | Miễn giấy phép lao động; visa hoặc thẻ nhà đầu tư (ĐT) |
| Trưởng văn phòng đại diện | Giấy phép lao động với vị trí giám đốc điều hành |
Nếu bạn vẫn đang cân nhắc giữa văn phòng đại diện, chi nhánh hay công ty riêng, hình thức hiện diện sẽ ảnh hưởng đến cách chứng minh vị trí của nhà quản lý; chúng tôi so sánh các lựa chọn trong bài văn phòng đại diện, chi nhánh hay công ty tại Việt Nam. Về chi phí lương cho các vị trí bạn sẽ tuyển tại Việt Nam, hãy xem hướng dẫn về lương tại Việt Nam. Và nếu việc cử người sang là một phần của kế hoạch gia nhập thị trường rộng hơn, trang gia nhập thị trường Việt Nam của chúng tôi giải thích cách chúng tôi hỗ trợ giai đoạn này.
Những thay đổi đang được chuẩn bị
Tháng 5/2026, Bộ Nội vụ đã lấy ý kiến về dự thảo sửa đổi Nghị định 219/2025. Theo LSVN, dự thảo đề xuất bỏ yêu cầu về số năm kinh nghiệm đối với chuyên gia công nghệ và đổi mới sáng tạo, chấp nhận giấy chứng nhận sức khỏe do nước ngoài cấp và không yêu cầu những giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu công. Tại thời điểm viết hướng dẫn này, văn bản vẫn là dự thảo: hãy kiểm tra xem đã được thông qua chưa trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể làm việc tại Việt Nam bằng diện miễn thị thực 45 ngày không?
Miễn thị thực chỉ giải quyết việc nhập cảnh, không phải giấy phép lao động. Nếu bạn là nhà quản lý, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật và tổng thời gian làm việc tại Việt Nam dưới 90 ngày trong năm, bạn được miễn giấy phép lao động, nhưng doanh nghiệp phải thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc. Vượt ngưỡng này, bạn cần giấy phép lao động.
Xin giấy phép lao động mất bao lâu?
Thời hạn theo luật là 10 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đầy đủ. Thời gian thực tế phụ thuộc chủ yếu vào việc thu thập, chứng nhận Apostille và dịch giấy tờ tại Tây Ban Nha, có thể mất vài tuần. Hãy lên kế hoạch dư thời gian.
Giấy phép lao động có thể kéo dài hơn 2 năm không?
Không. Thời hạn tối đa là 2 năm và chỉ được gia hạn một lần, tối đa thêm 2 năm. Sau đó phải xin giấy phép mới cho cùng người lao động.
Người quản lý công ty con của tôi có cần giấy phép lao động không?
Thông thường là có, với vị trí nhà quản lý. Ngoại lệ là khi người đó là thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên vào công ty TNHH, hoặc là chủ tịch hay thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần với mức góp vốn tương tự. Khi đó chỉ cần thông báo.
Gia đình tôi có thể đi cùng không?
Thẻ tạm trú có các loại dành cho thân nhân của người mang một số loại visa nhất định. Điều kiện và hồ sơ khác nhau tùy trường hợp, vì vậy bạn nên kiểm tra với cơ quan xuất nhập cảnh hoặc đơn vị tư vấn trước khi chuyển sang.
Agilean hỗ trợ bạn như thế nào
Từ TP. Hồ Chí Minh, Agilean hỗ trợ các doanh nghiệp Tây Ban Nha và châu Âu chuẩn bị cho việc đến Việt Nam, bao gồm lên kế hoạch ai sẽ sang, theo hình thức nào và theo thứ tự nào. Đội ngũ của chúng tôi phối hợp với các công ty luật và đơn vị tư vấn địa phương để chuẩn bị hồ sơ giấy phép lao động và thẻ tạm trú, đồng thời theo dõi thời hạn và việc gia hạn. Bạn có thể xem cách chúng tôi làm việc tại trang gia nhập thị trường Việt Nam.